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金沙高级中学档案归档制度

作者: 学校管理员 | 发布时间: 2023/1/3 10:46:42 | 1601次浏览

金沙高级中学档案归档制度

为加强学校档案建设工作,达到档案收集、整理、保管逐步走入标准化、规划化,根据上级部门档案归档要求,特制订本制度。

一、文件材料归档制度

1.归档范围

凡是在我校在各项活动中形成的,记录和反映本校常规重点工作、重大活动、重要会议等情况,具有查考和利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的文件材料,均属收集归档范围

2.归档要求

(1)凡属归档范围的文件材料由各部门兼职档案员负责收集、整理后,移交学校综合档案室统一管理,任何部门或个人不得私自保留文件资料。各科室向档案室移交档案时,必须填写好清单,办好移交手续。综合档案室应派人指导归档工作。

(2)归档的文件材料必须系统、齐全、完整,并签署完备,准确地反映工作活动的过程和结果。

(3)归档的文件材料应为原件,并且纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰,严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料,一律用碳素或蓝黑墨水,载体材料要有利于长期保存。

(4)外出参观学习、考察和参加各种会议的教职工带回的文件材料,必须办理统一收文登记编号后,再借出使用。

(5)归档文件按照文件材料的有机联系,区分保管期限,分类整理。整理工作应建立在文档一体化管理基础上,采用档案管理系统软件,辅助档案管理整理工作材料。

3.归档时间

(1)文书类文件材料,由形成部门分别收集、整理,交档案室统一编号归档,于次年1月底前完成归档,重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档。

(2)会计类文件材料,会计档案由会财务室整理归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由会计机构保管1年,期满后移交综合档案室统一保管。

(3)基建类文件材料,在项目竣工验收后三个月内,由建设办人员及时整理、编目,移交档案室

(4)设备类文件材料,由设备采购部门或人员负责在设备开箱验收后,及时登记归档

(5)特殊载体类档案,应随时整理归档。主要包括学校重点工作(工程)、重大活动、重要会议等方面直接形成的照片、音(视)频、电子文件,各种奖牌、奖杯、证书、奖章、锦旗、牌匾、书画、印章等,由相关部门负责及时收集整理归档,并移交档案室。形成的档案要保持成套性和完整性。

(6)其他专业类档案,按条线相关规定执行。

、电子文件归档管理制度

1.归档范围

凡是反映和记录学校各项活动,具有查考利用价值的电子文件,及其相关的支持软件和数据,参照国家、省、市现行纸质及其他载体文件的归档范围执行,并应包括相应的背景信息和元数据。

2.归档时间

电子文件实行年度归档制度,每年度的电子文件整理合格后,于次年的1月底前将电子文件、相关软件及《归档电子文件登记表》向档案室移交一套,形成部门保存一套备用。

3.归档方式

电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。

4.电子文件的归档整理

(1)归档电子文件按《江苏省归档文件整理规则实施办法》的要求,以件为单位进行整理。

(2)归档电子文件应与内容相同的纸质或其他形式载体的文件间建立准确、可靠的标识关系,一般以档号为标识符。

(3)归档电子文件按年度——保管期限的方法进行分类,按不同保管期限分别组盘,拷贝到耐久性好的脱机载体上保存,一式两套,一套封存保管,一套借查阅使用。

(4)归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录,并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。

(5)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。

5.电子文件的保管要求

归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般要求外,环境温度应控制在17-27℃之间,相对湿度应控制在35-45%范围内,并注意远离强磁场,并与有害气体隔离。

6.电子文件的利用

电子文件的封存载体不得外借,利用时使用拷贝件,利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。

7.电子文件的销毁

参照国家关于档案鉴定销毁的现行有关规定执行,并确保载体与信息彻底销毁。